כחלק מיישום ממשל אבטחת מידע, ראינו בפוסטים הקודמים, כיצד כותבים אסטרטגיית אבטחת מידע ולא פחות חשוב, ואולי אפילו יותר, איך מתקשרים אותה להנהלת הארגון.
ומה עם שאר תהליכי טכנולוגיית המידע?
מה הפעולות הנדרשות מיחידת הניהול הטכנולוגית אשר ברצונה ליישם עקרונות ממשל בטכנולוגיית המידע?
האם עליו להתבסס על אותן עקרונות פעולה כמו של מנהל אבטחת המידע?
האם אופן התקשור להנהלה זהה?
על מנת לענות על השאלות הללו, בואו נתחיל מההתחלה.
התשובה היא: כן!! עקרונות הפעולה ועקרונות העברת המידע להנהלת הארגון זהים לחלוטין.
גם למנהל מערכות המידע או מנהל הטכנולוגיות (תלוי בתארים בהם ארגונכם משתמש), הקלף החזק ביותר מבחינתו, היא שילוב הצרכים הטכנולוגיים בתהליכי הליבה הארגוניים.
ברגע שהמנמ”ר (ברשותכם אשתמש במונח הנ”ל אך הוא רלוונטי גם לתואר שאתם נושאים עימכם) מצליח להעביר את המשאבים הטכנולוגיים הנדרשים לחזקת צרכים עסקיים ו/או ההשקעות בתהליכים העסקיים הרי סיכוייו להצליח ולקבל את המשאבים הנדרשים, גבוהים הרבה יותר.
במקביל, על המנמ”ר (או אתם) להבין לאן מועדות פני הארגון שלכם ולבחון מהם הטכנולוגיות המתאימות ביותר להשגת המטרות והיעדים שהארגון מציב לעצמו. שבו עם המנהלים העסקיים והבינו יחד איתם כיצד הטכנולוגיה יכולה לקדם, לשפר, לייעל, לבקר את התהליכים העסקיים. ברגע שתצליחו לעשות כה, הרי דרככם סלולה קדימה.
כיוון שעל עקרונות הממשל כתבתי כל כך הרבה פעמים, אנסה לשדרג את הפוסט באמצעות פריטת התיאוריה למעשים בפועל.
אם כך, מהן הפעולות שכמנמ”רים תרצו לעשות על מנת לקדם את יחידתכם:
יצירת צוות מקבלי החלטות עבור טכנולוגיית המידע
על הצוות לכלול בנוסף להנהלת טכנולוגיית המידע, נציגי (רצוי מנהלי) היחידות העסקיות העיקריות בארגון: ניהול הכספים, השיווק, הרכש ואחרים בהתאם לצורכי הארגון. ולא פחות חשוב, בצוות זה חייב לשבת לפחות נציג אחד מההנהלה הבכירה של הארגון.
קבלת החלטות בנושאי השקעה טכנולוגית באמצעות מנהלי היחידות העסקיות.
על המנמ”ר ואנשיו להציג ולאפשר למנהלי היחידות העסקיות השונות להבין מהן ההשקעות הנדרשות על מנת לקיים / לשפר / למחשב / לנטר / לבקר את התהליכים העסקיים שלהם (על ההחלטה להתקבל לא במחלקת טכנולוגיית המידע, אלא ביחידות המשתמשות בטכנולוגיה).
איוש אחראי על אסטרטגיית טכנולוגיית המידע בקרב ההנהלה הבכירה בארגון.
על מנת לקבל את מחוייבות ההנהלה הבכירה ולוודא כי טכנולוגיית המידע נמצאת על שולחן ההנהלה בכל עת, על המנמ”ר לרתום לפחות חבר הנהלה אחד שייצג את הצד הטכנולוגי בישיבות ההנהלה.
אגב, במקרים לא מעטים, מנמ”רים הם חלק מהנהלת הארגון. הנקודה הזו מן הסתם רלוונטית יותר לארגונים בהם אין נכון להיום ייצוג לניהול הטכנולוגי.
הנחיית היעדים והמטרות הארגוניות לבעלי תפקידים ניהוליים בטכנולוגיית המידע.
יצירת סדנאות / הדרכות למנהלי טכנולוגיית המידע בהקשר של האסטרטגיה, היעדים והמטרות הארגוניות. לא להסתפק באמירת היעד למנהלי הביניים. על מנת להפיק את המיטב, עלינו להסביר ולהנחות את כלל העובדים והנהלת הביניים בפרט במטרות וביעדים הארגוניים וזאת על מנת לרתום אותם לעשייה ולכוונם לעבר השגתם.
הצגת תהליכי טכנולוגיית המידע העיקריים ואפשרויות טכנולוגיות חדשות / נוספות למנהלי היחידות העסקיות.
חבר ההנהלה האחראי על אסטרטגיית טכנולוגיית המידע, יחד עם הנהלת טכנולוגיית המידע יתארו ויסבירו את העקרונות לפיהם מנוהלים תהליכי טכנולוגיית המידע. כמו כן, באופן תקופתי, יוצגו אפשרויות פיתוח נוספות לטכנולוגיות הקיימות ו/או טכנולוגיות חדשות הרלוונטיות ליחידות העסקיות השונות.
דיווח תקופתי (קבוע) להנהלה הבכירה ולדירקטוריון.
דיווח תקופתי יאפשר דיון קבוע בנושאים טכנולוגיים, שיפור עמדות אל מול ההנהלה והדירקטוריון באופן קבוע ותוך כדי עשייה.
המטרה היא לאפשר דיווח בהתקדמות מימוש אסטרטגיית טכנולוגיית המידע ובהתאמת הפעולות השוטפות לצורכי הארגון.
אני מאוד ממליץ להשתמש באבני דרך ומדדים שנקבעו מראש והועברו לאישור הנהלת הארגון (ע”י נציגינו בהנהלה) בעת אישור התוכנית האסטרטגית מלכתחילה…
.
אם יש פעולות נוספות שאתם חושבים ששכחתי או שאתם מאמינים כי הם יתרמו לנושא, אני ובמיוחד שאר הקוראים ישמחו לקרוא בתגובות לפוסט…
