אם אתם חושבים שההנהלה שלכם אינה מבינה בצורך בממשל טכנולוגיית המידע ו/או כל יישום פרויקט טכנולוגי גדול אחר (למשל: יישום כלי אבטחת מידע הכנסת מערכת רוחבית וכדומה), יש לזכור שחוסר ההבנה הזו יכולה להיות הדדית ולנבוע מהמחשבה שההנהלה חושבת שאתם פשוט לא מבינים בניהול עסק.
אז מה עושים?
בואו נשים את הדברים על השולחן. המטרה הראשונה והחשובה ביותר לכל עסק, היא להניב רווחים לבעלים / בעלי המניות (כמובן שאני מדבר על עסקים מסחריים ולא גופי ממשל, עמותות, מלכ”רים וכדומה). לכן, השפה השלטת היא שפת הכסף.
מצטער על בוטות הדברים, אך גם פעולות חברתיות, תרומות, סיוע, אחריות חברתית ואחרים, נועדו בסופו של דבר לייצר מוניטין ראוי שיניב מכירות נוספות ומקסום רווחים.
בחזרה לנושא, לפני שאנחנו פונים להנהלת הארגון בדרישות ליישום פרויקט ממשל / אבטחת מידע / כלים ממוחשבים או כל פרויקט גרנדיוזי אחר, קודם כל עלינו להבין מספר נושאים לגבי מטרות הארגון, אופי ותרבות הארגון, צורת חשיבת הנהלתו, דרישות חיצוניות וכדומה.
על מנת להקל עליכם, להלן חמשת שאלות היסוד ליישום ממשל טכנולוגיית המידע
(וכל פרויקט רוחבי אחר בטכנולוגיית המידע)
1. האם זה נדרש?
קודם כל, מה יוצא לארגון מהפרויקט?
מי שחושב שיישום פרויקט הוא גנרי ומתאים לכולם, פשוט טועה.
לכל ארגון יש מקרה עסקי אחר, צרכים, מטרות ורצונות ובסופו של דבר אם לא מדובר בחוק , התאימות היא לא 100% (אגב, לצערי גם אם כן מדובר בחוק, תמיד יהיה מישהו שיחליט שעדיין הוא לא רוצה ליישם את הפרויקט).
כולנו מכירים את המשפט Is it a must or nice to have?.
עלינו להראות להנהלה שתוצרי הפרויקט כדאיים לארגון.
ברוב המקרים (אמרנו שתמיד יש יוצאים מהכלל), יתרונות יישום ממשל הן: חיבור מערך הטכנולוגיה לאסטרטגיה העסקית (מטרות העסק), ניהול הסיכונים הנובעים מטכנולוגיה (לא סיכונים טכנולוגיים, אלא, סיכונים עסקיים הנובעים מהטכנולוגיה או העדרה), תאימות לדרישות חוק ורגולציה, אופטימיזציה של תהליכים עסקיים וסביבת הבקרה בהן, תוך הגדרת אחריות ומשימות ברורה.
2. האם זה מתאים לכיוון הכללי של הארגון?
ארגונים רבים מגדירים מטרות לשנים הקרובות (לצערי, מרביתן לא מתעדות את היעדים הללו, אך יותר ויותר ארגונים מבינים את הצורך בתוכנית אסטרטגית), עלינו לוודא, להבין ולהציע את עקרונות הממשל לסיוע ביישום ובעיקר במדידה של השגת אותם יעדים.
ממשל טכנולוגיית המידע מסייע במדידה של תוצרי החברה הן מסחרית והן טכנולוגית.
3. מהן העלויות? והאם הן מקטינות עלויות אחרות במקביל?
יישום ממשל טכנולוגיית המידע אינו כולל בהכרח רכישת כלים טכנולוגיים אך הוא טומן בחובו שינוי ארגוני.
מה שכן, שינוי ארגוני מחייב נהלים חדשים, לימוד, הדרכות, הטמעה, ולעיתים אף בניית תפקידים חדשים וכדומה. בחינה מעמיקה של השינויים הללו תציג תמונה של עלויות עקיפות ולאו דווקא ישירות. זה לא כל כך קל להעריך עלויות, וכמו שכתבתי למעלה, לכל ארגון יש את המקרי העסקי שלו. יחד עם זאת, הבנה של העלויות (הן הישירות והן העקיפות) ע”י ההנהלה, תאפשר קבלת החלטות נכונה יותר והערכת החיסכון שהארגון יכול להפיק מהשקעה ביישום ממשל טכנולוגיית המידע.
4. איך מוודאים שהארגון משיג את התוצאות שאליהן הוא שואף ומצפה?
ממשל טכנולוגיית המידע היא בראש ובראשונה מדידת מערך הטכנולוגיה במדדים עסקיים. קרי, אפשר, ניתן ורצוי להציב יעדים (ריאליים כמובן) הן לטכנולוגיה והן לעסק ולבדוק אבני דרך בתהליך היישום, ומטרות אסטרטגיות מתמשכות.
כיוון שאנחנו חיים במציאות ולא בתיאוריה, תמיד יהיו שינויים בתוכניות ולעולם לא ניישם תוכנית בדיוק כמו שהיא הופיעה בנייר המקורי.
דווקא כיוון שכך, אני מאוד ממליץ לייצר תוכניות מגירה פשוטות שבהן אנו מראים להנהלה, מראש, שבמידה ומדד מסוים אינו עומד ביעדו, איך ניתן לשנות תוך כדי תנועה את הדברים ולהציג הן התועלות (מהדרך העקיפה) והן את המטרות החדשות (בהתאם לצרכי הארגון).
גישה הכוללת חלופות לשלבים מציגה לא רק תועלות נוספות להנהלה, אלא מציגה גם שהנושא נבדק ונחקר ובעיקר הותאם לארגון, לצרכיו, למטרותיו, לתרבותו ולאופי הכללי שלו.
5. מהם הסיכונים והסיכויים ביישום? ומהם הסיכונים באי יישומו?
אני מאמין שעל ההנהלה להבין, מספרית ככל שניתן, מה הם מפסידים במידה והיישום לא מצליח או לא משיג את מטרתו (שזה חוסר הצלחה אחרת).
ובאותה נשימה אני ממליץ להציג להנהלה גם מהם התועלות (הסיכויים) שניתנות להשגה מעבר למדדים המוגדרים להצלחה.
למשל: ארגון שאחת ממטרותיו היא להגדיל מכירות פנימיות (ללקוחות קיימים), כדאי לבנות מדדים בהן הטכנולוגיה מאפשרת הצגת הלקוח ומוצריו (אילו מוצרים הלקוח כבר קנה), הטכנולוגיה מאפשר צימודי מוצרים (סטטיסטית אילו מוצרים נרכשים לצד אחרים), שלישיות מוצרים וכדומה, הטכנולוגיה מאפשרת זיהוי מגמות רכישה קימות ומדדים נוספים באותו כיוון.
היעדים העסקיים הם הגדלת נתח מכירות פנימיות או הגדלת שילובי מוצרים אלו ואחרים וכדומה. הסיכויים הם ניתוח כלל המכירות הפנימיות להבנת טרנדים ושילובים מעבר ליעדים ולסטטיסטיקה. אפשרות של זיהוי טרנד מכירות והפיכתו למינוף גם ללקוחות חדשים ולא רק קיימים ועוד ועוד.
האמינו לי, זו רק דוגמא קטנה ומינורית לעומת הפוטנציאל העצום הגלום ביישום טכנולוגיית המידע בארגונים.
ביום שבו נשאל את עצמנו את חמשת שאלות היסוד הללו לפני שנביא להנהלה בקשות ליישום פרויקטים, נדע שאנו מתחילים לדבר את שפת העסקים. וכאשר אנו מדברים את שפת העסקים, ההנהלה שלנו תבין שאנו לא מדברים על טכנולוגיה אלא על שיפור עסקי ומקסום רווחים.
לנושאים הללו יש תמיד הקשבה ומוכנות להשקיע!!
רוצים לשמוע רעיונות נוספים, דוגמאות שחווינו עם ארגונים להם ייעצנו, הרחבת העקרונות לעיל, צרו קשר טלפוני במספר 076-543-6466 או שלחו מייל לכתובת info@know-it.co.il ונשמח לעמוד לרשותכם.
