ביולי האחרון (2011), מכון המחקר גרטנר, פרסם מאמר רב ערך בתחום כלים ליישום ממשל טכנולוגיית המידע. במאמר, סקרו אנליטי החברה את הכלים הקיימים בשוק הממשל, ניהול הסיכונים והתאימות לדרישות רגולציה (GRC). בד”כ מדובר בכלים הנותנים מענה לכלל התחומים הללו ובמקרים רבים אף לניהול הביקורת הפנימית.
בואו נשחק משחק קטן. את/ה מנהל בחברה, שהנהלתה החליטה ליישם ממשל טכנולוגיית המידע.
לשם כך, קיבלת מינוי לחפש את הכלי המתאים לחברתך. עכשיו נשאלת השאלה, האם ארגונך מוכן לכך?
איך בודקים זאת? בשביל זה כתבתי את הפוסט הנ”ל.
ראשית, אקדים ואומר שלדעתי האישית (אפשר לקרוא לה גם דעתי המקצועית), יישום של כלי אינה דרך הפעולה הנכונה כאקט ראשוני ביישום ממשל טכנולוגיית המידע.
טוב, בסדר, כמו לכל דבר, גם ליישום כלי יש יתרונות וחסרונות, אך לדעתי, גדולים החסרונות על היתרונות (על היתרונות והחסרונות אשתדל להרחיב בפוסט אחר).
ראשית, לפני שאנו חושבים על כלי, עלינו להתחיל בהבנת הצרכים והמטרות הארגוניות.
עלינו להגדיר אילו צרכים אנו רוצים / יכולים לענות ביישום ממשל?
או במילים אחרות, אילו תהליכים עסקיים אנו רוצים לכסות?
בפוסט הקודם שלי, האם ממשל טכנולוגיית המידע מיועדת למנמ”ר או למנכ”ל? ציינתי בהערה האחרונה שלעיתים אפשר ואף כדאי לחלק יישום לשלבים. חלוקה זו מאפשרת להקל על השינוי הארגוני, צריכת המשאבים הנדרשים קטנה יותר, ובעיקר מאפשרת מדידה בכל עת ותיקון תוך כדי תנועה. לכן, כמו בכל ניהול פרויקט מתודולוגי, יש להגדיר את הצרכים והמטרות, ולוודא שאכן אנו יכולים להשיגן.
אם אנו נתקלים בקשיים כבר בשלב הזה, עלינו לבדוק טוב, טוב, את רלוונטיות הפרויקט.
שאלה שנייה, מי הם האנשים המעורבים?
האם תוכנית היישום מאושרת ונתמכת ע”י מועצת המנהלים? ההנהלה הבכירה? מי עומד בראש היישום? האם הוא “חזק” מספיק להוביל תהליך זה? אם זה אתה, עמוד מול המראה ובדוק עצמך. בינינו, עדיף לקחת חלק נכבד בהצלחה מאשר להוביל לכישלון (חס וחלילה). כמו כן, יש לוודא כי לכל אחד מהתהליכים העסקיים שברצוננו לכסות יש נציג אחד לפחות ולא מן הנמנע שנצטרך יותר מנציג אחד מיחידה עסקית זו או אחרת. ושוב מדובר בעקרונות ניהול פרויקטים,אני לא ממציא שום גלגל…
ומכאן, השאלות שעולות הן בראש ובראשונה שאלות בנוגע לאנשים המעורבים, לתרבות הארגונית, לדוגמא הניהולית וכל שאר התחומים הקשורים בהתנהגות אנושית בהתאם לשינוי ארגוני גדול. בשאלות הנוספות עלינו לכסות את הנושאים הבאים (והשאלות הן בהתאם לתשובות שניתנו עבור שתי השאלות הראשונות):
מהן ההחלטות שצריך לקבל על מנת להשלים יישום ממשל טכנולוגיית המידע? מי מקבל החלטות אלו? האם ואיך ניתן להשפיע עליהם?
האם אנו משנים תרבות ארגונית? מיהם האנשים שירוויחו מכך? האם רתימת אנשים אלו תזרז את הצלחת היישום?
מי עלול להפסיד מהשינוי? האם אפשר למצוא יתרונות עבורם שיאפשרו ולרתום אותם לתהליך היישום? במידה ולא, האם הם יכולים לשבש ואף לעצור את היישום? איך אפשר להתגבר על כך?
אם נצליח להבין את הצרכים והאלמנטים האנושיים בשינוי, נצליח להתגבר על המכשולים וליישם בהצלחה עקרונות ממשל טכנולוגיית המידע.
לפני שאתם עוברים הלאה, הייתי רוצה להוסיף, שמשום מה, ישנם גורמי / חברות ייעוץ שחושבות שאם הן תאמרנה מה לעשות ואיך לפעול, הארגון (או יותר נכון, אנשי הארגון), יעשו זאת בדיוק כפי שנאמר להם. זה לא עובד ככה !!
ייעוץ נכון הוא ייעוץ שבו האנשים עובדים יחד, היועץ והארגון. ייעוץ שבו היועץ אומר מה לעשות, מה הולך לקרות, ומה על הארגון לעשות, בהתאם לידע שלו, אינו בהכרח מספק את הסחורה. כדי להצליח, לא מספיק להבין רק את הצרכים והמטרות הארגוניות. עלינו לנתח, ככל הניתן, את האלמנט האנושי והשפעתו על היישום, התרבות הארגונית ושיתוף הפעולה בין הלוקחים חלק בשינוי. תקשורת אישית ויכולת לדבר בגובה העיניים ללא קשר לדרג הניהולי שמולך, לעיתים קרובות, חשובים לא פחות מידע וניסיון.
אחרי שענינו על השאלות האנושיות, עלינו לבחור מסגרת עבודה מתאימה לממשל טכנולוגיית המידע, ואפשר להתחיל להתקדם ביישום (ושוב, לפחות בשלב הראשון שלו). עכשיו שכבר הכרנו את התהליכים, גייסנו ורתמנו את האנשים המתאימים, יצרנו תקשורת טובה עם כולם, ובמיוחד אם אנחנו יכולים להראות תוצרים (quick wins), אפשר סופסוף, לבדוק אילו כלים יכולים לענות לנו על הצרכים הן המקצועיים והן האנושיים שזוהו.
יש לכם מה להוסיף? חושבים אחרת? אני בטוח שכולם ישמחו לשמוע… אני במיוחד..
